山东省青联接待和出访工作流程规范

　　山东省青联接待和出访工作流程规范

　　一、接待工作流程规范

　　1.接到外事接待任务后，详细了解来访团组的基本情况，包括团员人数、人员信息、抵离时间及地点以及饮食习惯、风俗禁忌等。

　　2.根据外方要求及本省实际，制定接待方案，并报请相关领导审定。

　　3.根据来访团组层次，如需省领导接见，提前做好请示工作，并确定接待时间和地点。

　　4. 根据接待方案，提前完成领导讲话、宴请致辞、协议会签、接待手册等相关文字工作，并报请相关领导审阅；协调相关单位做好领导邀请、仪式举行、材料编印、食宿和交通安排、机构拜访、景点观光、票务购置、抵离接送等事务的准备工作。

　　5.若外宾来访时间正值突发事件发生的特别时期，协调公安、武警、医疗、卫生等相关部门做好安全保卫及卫生防疫等工作。

　　6.做好外事礼品、纪念品购置等准备工作。

　　7.做好活动在传统媒体和团属网站的宣传报道工作。

　　8.来访团组离开前，作好接待经费结算工作。

　　9.接待工作结束后，对工作情况进行及时、全面总结，梳理经验，反思不足，并形成书面材料报送上级领导及相关部门。

　　二、出访工作流程规范

　　（一）随团出访工作流程规范

　　1.根据组团单位通知，将相关要求形成请示报送至相关领导审阅。

　　2.根据领导指示，草拟出访人员建议名单，报请相关领导审批，确定出访人员名单。

　　3.按照出访人员名单，先征求出访人员所在单位意见，如无意见则通知出访人员本人，最后将名单报送至组团单位。

　　4.根据组团出访批件要求，及时赴省外办、省台办等相关单位办理随团出访手续。完成手续办理后，将出访人员护照、照会、照片、政审材料、出访确认书、签证申请表等相关材料报送至组团单位。

　　5.及时将组团单位所发学习文件及其他相关材料告知和发送至随团出访人员。

　　6.为本单位随团出访人员准备好出访所需外事礼品及纪念品。

　　7.访问结束后，及时联系出访人员，了解相关情况，完成出访信息并发布至团省委、省青联网站。

　　（二）组团出访工作流程规范

　　1.根据省青联全省青年交流计划安排，提前2至3个月制定组团出访方案。

　　2.及时对接邀请单位，确定出访时间、人员要求、行程安排、经费预算、机票购置等相关问题。

　　3.根据出访方案，结合邀请方所提要求，确定出访人员名单，报有关领导审定。

　　4.收集外方邀请函（原件）、机构情况简介及办理出访手续所需的其他材料报送至出访审批单位。

　　5.按照出访时间，提前完成出访人员的护照办理、签证审签等手续。

　　6.设计印制出访人员名册、出访手册、团队旗帜，统一风格、色彩制作出访人员胸牌、行李签等标示。

　　7.根据行程安排，提前完成出访费用的收缴、支付及换汇工作。

　　8.根据出访时间，提前做好行前集中培训，进一步统一思想、严肃出访纪律、明确责任分工、强调出访意义、明确注意事项等。同时，向团员分发出访所需的学习文件、行程安排、注意事项、外事交流规范、统一标示等必备材料。

　　9. 购置外事礼品、纪念品、常用药品、应急物品等。

　　10.访问结束后，及时完成出访信息和出访总结报告，将出访信息发布至团省委、省青联网站，出访总结报送至上级主管部门和业务主管部门。