电子邮件是Internet服务的重要组成部分，随着Internet技术日新月异的发展，电子邮件以其方便、快速、廉价的特点越来越赢得人们的喜爱。但由于种种原因，导致无法及时收发电子邮件。本文介绍一种当电子邮件出现故障时迅速传输邮件的方法，这种方法也可用于当收件人事先无法确定时，进行邮件的传输。该方法对网络环境和客户终端条件要求较低，只要登录到某个电子邮局就可以应用。
一、问题的提出
使用电子邮件来传输数据具有快速、简便、高效、价廉的优点。目前许多朋友使用的是免费邮箱，在当今邮箱收费的时代，免费邮箱的可靠性并不令人满意，就是收费邮箱有时也难免会出现故障。
我在统计部门工作，前段时间，在用Foxmail与地区统计局进行数据传输时，常常出问题：我方显示发送成功的信息，而对方却打电话来说接收不到，往往过了几个小时，再次上网时才收到“邮件传输失败”、“邮件无法发送到您指定的地址中，在邮件传输过程中由于外部的无法避免的错误导致邮件无法送达。”之类的报错信息。最严重的一次从上午到下午，分别在不同时间发送8次均如此，忙了大半天也没有办法把数据传输到地区统计局，弄得我焦头烂额。如果是一些不太紧急的邮件也就算了，最多不过过了一段时间再重发一封，但统计数据的传输对时效性要求又非常高，这种错误是不被允许的。当电子邮件故障时怎么办呢？话说“急中生智”、“吃一堑长一智”，碰到几次这样的故障后，我经过仔细琢磨，想出了利用电子邮箱的特性，应急快速传输数据的方法。
二、电子邮件的工作原理
在谈应急方法之前，先简单了解一下电子邮件的工作原理吧。电子邮件(E-mail)是一种通过计算机网络与其他用户进行联系的现代化信息手段。要使用因特网电子邮件服务，必须先拥有一个电子信箱。在设置电子邮件帐号时有两个至关重要的项目：SMTP(发件)服务器和POP3(收件)服务器。平时在发送邮件时，我们其实只是把邮件发送到发件服务器上，而服务器使用一种叫做“存储转发”的技术，把它收到的电子邮件排队，依次发送到收件服务器上面，而邮件就一直存储在收件服务器上，直到收件人收信或直接删除。
Internet电子邮件并不是直接送到目的地，一封邮件从出发直到抵达目的地，通常要经过几台计算机利用SMTP 协议中转。如果服务器同时收到很多电子邮件，工作非常繁忙，有可能你所发的那封电子邮件要等很久才会发送。而且电子邮件软件只要能正常地把邮件发送到发件服务器上，就不会报错。如果因为邮件地址写错或网络故障等其他原因导致电子邮件无法发送到收件服务器，通常会在5小时或3天后向发件人自动发送一封电子邮件，说明发信失败。
三、应急收发电子邮件的思路
当由于网络或电子邮件工具出现故障时，无法使用正常的方法收发电子邮件，这时如果双方可以登录网络(在发件服务器上有邮件时只要收件人可以登录网络就行了)，仍有方法快速传输数据。应急收发电子邮件的思路是：采用双方亲自直接登录到同一电子邮箱的方法来收发邮件，即发件人把邮件放到某个邮箱，收件人到该邮箱把邮件下载回本地计算机。
采用这种方法的优越性：由于减少了中转环节，故减少了出故障的可能性和所用的时间；受使用环境的影响较小。因此它更加灵活、更加迅速。
四、双方用一个邮箱应急收发电子邮件的具体操作
下面的操作是假设发件人的邮箱可以正常登录，而收件人无法正常收到邮件的情形，用发件人邮箱zsxtjj@sina.com.cn为例，其他网站的操作也类似，具体的使用方法请看网站的说明。操作步骤如下：
1、发件人先亲自直接上网登录到电子邮箱。如图1所示，在“新浪会员代号” 文本框内填写帐号、在“密码”文本框内填写密码，填完后单击“登录”命令按钮登录到电子邮箱。
图1 登录到一个电子邮箱
2、写电子邮件。如图2所示，点击“写邮件”选项打开“写邮件”网页，开始写邮件。写邮件时 “收件人”与“寄件人”相同--也就是您所登录的帐号(参见图3)。写好后点击“发送邮件”按钮，把邮件发送到服务器。
应注意的问题：一是把要传输的文件放在附件中；二是写邮件时主题和正文中应有必要的文字说明,以利于对方查找。
技巧：当已经用Foxmail 或Outlook Express 等客户端软件发送过邮件时，一般在发件夹中保留有该邮件的副本，若是隔了一段时间(时间长短视网络繁忙程度而定)，则收件夹中会有一封由服务器发的传输失败了的信息，其中也有一份该电子邮件的副本。这样对发件人而言，这步和上一步可以省略。
图2 写邮件时收件人和发件人相同 点击看大图
3、打电话把邮箱帐号、密码及拟发邮件的特征等信息告诉收件人，请其亲自登录该邮箱收取邮件。
技巧：若是常常出现传输故障，则可以多申请几个免费帐号，事先把一些邮箱的帐号、密码及相应应急方法告诉常有传输业务的收件人，这样一旦出现故障时，就可以迅速使用本文介绍的方法采取应急措施。
4、收件人登录发件人邮箱，查看其发件夹或收件夹中是否有拟传输的邮件，若有拟传输的邮件，则进入下一步。否则打电话通知发件人重新把邮件放到该邮箱中。
5、将电子邮件保存到本地计算机中。(详见本文的第五部分)
6、传输过程完成，退出网络。
五、将电子邮件保存到本地计算机中的方法
主要以使用鼠标选择菜单命令为例(也可以用快捷键选择菜单命令或键盘进行选择。)，具体的操作如下：
1、登录到指定邮箱。根据发件人提供的信息进行登录，方法同上面。
2、点击“收件夹” 或“发件夹”查找邮件。
3、找到邮件后用点击(或其他)方法把它打开，然后找到附件并选定附件(如图3所示)。
4、右击鼠标弹出快捷菜单，选择“目标另存为(A)”命令(如图3所示)。
图3 找到并打开邮件、选定附件准备下载 点击看大图
5、在已打开的 “文件下载”对话框中选择“将该文件保存到磁盘(S)”，单击“确定”按钮或按回车。(如图4所示)
6、在已打开的 “另存为”对话框中选择本地计算机中的某个文件夹、填写文件名、选择保存类型，单击“保存”按钮便可把附件下载回本地计算机(如图5所示)。
7、重复上面3~6直到把所有邮件下载完。
图4 “文件下载”对话框
图5 打开“另存为”对话框 保存文件
六、只用一个邮箱应急收发电子邮件的技巧
上面介绍的操作方法是发件环节正常却无法传输邮件时，所采取快速传输邮件方法。当由于发件环节不正常无法发送邮件时，如果发件人可以登录收件人的邮箱，只要把登录的邮箱改为收件人的邮箱，仍可用此方法快速传输数据。
若双方电子邮箱同时都出现问题，无法登录，则可以立即在一个双方能登录的网站申请一个免费邮箱，然后按上面的方法进行操作。一般来说，申请一个免费邮箱只要几分钟就可以了，故仍可用此方法快速传输数据。
一般地说，发件人在发送邮件时，他会尽量发送直到收到成功发送的信号。因此多数情况下，是发件人把邮件达到发件服务器了，而收件人却没有收到，这时在发件人的邮箱中常有拟发邮件(或其副本)，有时在收件人以邮箱中也有拟发邮件。因此收件人收不到邮件时，可以登录到发件人(或自己)的邮箱去查找一下。
七、举一反三：收件人事先不确定时也可传输邮件
有时当出差在外时，急需的某些文件资料却没有带在身边，当遇到这种情况时，假设仍然是用电子邮件传输的话，一般人的做法可能是通知家里人把所需文件往熟人的电子信箱里发送，然后再去取出来。但这样的做法要受许多条件的制约：比如不一定能及时传输、可能一时找不到熟人、去取还要受城市交通影响等等。甚至有时您根本就不认识什么人，事先不知道把文件传输到哪里，或者也不知从哪里能方便地登录网络。遇到这些情况，您也不用太着急，可用类似上面的方法，由家里人把文件放到某个电子邮箱中，你就近从一台能上网的计算机上登录到邮箱，把文件下载。这样只需一个电子信箱，就可以实现文件的紧急快速传输了。这种方法具有更大的灵活性，它不受时间和空间的限制，可以在任何时间、任何地点迅速收到文件资料。
