新闻采编系统是集软硬件平台和应用系统于一体的，它为报业信息系统建设提供了一个整体方案，使报社实现了报业生产和管理一体化的第二次技术革命，适应了信息社会高速发展的要求，扩大了新闻信息的采集领域和传播范围，加强了新闻信息在社会生产中的地位和作用。
建立新闻采编系统的意义
近年来，在对计算机技术、信息网络技术的宣传报道方面，新闻媒体功不可没，而报社自身的信息化建设、计算机网络技术的应用特别是在地市级报社还是不尽如人意。电子排版系统的日益普及，大大提高了各新闻单位的出版质量和出版速度，但目前部分地市报社的编采工作仍然停留在纸和笔的年代。这样的工作方式既增加了工作量，又浪费了人力资源，严重影响了出报速度和出报质量，编辑部门的手工工作方式与电脑车间的完全自动化方式形成了鲜明的对比。如何适应信息社会高速发展的需要，扩大新闻信息的采集领域和传播范围，如何进一步提高出报质量，保证出报速度，实现编辑部门工作自动化已经提上了议事日程。
新闻采编系统是报社业务发展的技术基础。一个完整的、规范化的、可控制的工作流程，可使工作人员的工作更加集中在稿件的处理上，从而提高工作效率，为报社扩充报纸内容提供技术保障。新闻采编系统的升级是报社技术进步的前提，是报社业务不断拓展的技术基础。一是能够提高新闻的时效性。采编系统严密的稿件流程控制和并行的稿件处理模式大大提高了稿件处理效率，可以推迟截稿的时间，还能够提高截稿和临时换稿的可操作性。二是能够提高稿件的质量。利用新闻采编系统，使得公共资源能够充分共享。通过灵活的流程设置，更加充分地发挥报社骨干人员的作用，以此提高稿件的质量。三是为报社的内部管理提供了新的管理手段和管理工具。采编系统除了完成稿件的处理流程以外，还担负了越来越多的管理职能。报社领导可以通过对各个环节的监控掌握工作的进程；通过痕迹保留功能做到文责自负；利用采访单实现对采访工作的安排和组织；总编文稿控制用于特殊情况的处理；管理部门简化了对人员的安排；倒班机制满足了报社倒班的需要；统计报表为报社领导的决策提供了量化的依据……新闻采编系统同时也是报社的管理工具。
新闻采编系统建设的目标性
根据计算机技术、信息发展的趋势，结合报社各项工作的需求，报社新闻采编系统建设应以新闻采编、广告管理、稿件远程传输、报刊照排、资料收集和检索、电子报纸、办公以及管理自动化为一体的综合业务网为目标。这是一个很大的系统工程，可以通过分步实施子系统来进行建设。大致可包括以下几个子系统：新闻采编系统、广告管理系统、数字资源管理系统、网上出版系统以及报纸排版软件。其中，新闻采编系统是报社出版工作的主要生产工具；广告管理系统是以广告经营为核心，将广告的经营、生产、账务管理、经营决策融为一体的广告业务管理系统；数字资源管理系统是高性能检索系统，可以将文字和图片移植到任何支持它的系统中去，保证了所管理数据的保值，不会在系统更新时造成损失，可以将报社的信息资源加以再利用或者拓展新的业务，使报社的资源能够在无形中创造新的经济价值；网上出版系统具有简易、互动、以用户为主导的特性，是实现快速构建网站、网上内容管理以及网页自动发布的高效网上信息出版系统；排版软件是一个跨媒体的出版平台，能够轻松生成跨媒体的文件格式，为跨媒体出版提供丰富而又完整的技术手段，能够真正实现跨媒体出版的目标。
新闻采编系统的实际应用
新闻采编系统是报社编采流程信息化管理的综合应用系统，具体应用主要表现在以下几个方面：一是新闻的采集，包括社内记者采写的新闻，从新华社电传稿中选择稿件，外来投稿、从原有资料库中检索等；二是小样的处理、流转和审批，包括图、文稿件入库，编辑图、文稿件标题、内容，录入图、文稿件的见报版面等，图、文稿件依报社流程流转，并进行逐级审批，图、文稿件进程监控，稿件稿酬的评定和审核等；三是大样的生产，包括数据库支持的网络化排版，排版数据的回写数据库，大样实时监控，大小样联动管理，远程传版等；四是编采绩效考核，包括见报稿件绩效参数评定，依报社流程进行逐级审批，绩效考核结果的统计汇总，绩效考核结果的分析等。